Test

Quản lý tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp với phần mềm LIFE OFFICE

Tags: , , , , ,

Tài liệu và hồ sơ là những dữ liệu quan trọng đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Tất cả các hoạt động của một tổ chức đều cần lưu lại hồ sơ và tài liệu có liên quan. Vậy thì làm sao để quản lý chúng một cách hiệu quả và thống nhất? Phần mềm quản lý LIFE OFFICE chính là giải pháp hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp.

1. Tình trạng quản lý tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp hiện nay

Như chúng ta đã biết, hồ sơ và tài liệu là một loại tài sản có giá trị quan trọng đối với các doanh nghiệp. Chúng tham gia và tác động trực tiếp đến các hoạt động quản lý, sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý tài liệu, hồ sơ là điều thực sự cần thiết để đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra bình thường. Hiện nay, các doanh nghiệp thường quản lý hồ sơ, tài liệu một cách thủ công. Phương pháp này gây nhiều khó khăn và phức tạp cho người quản lý khi số lượng hồ sơ tài liệu tăng dần từng ngày. Các tài liệu liên tục được ban hành, chuyển giao hoặc được chuyển từ nơi khác đến.

Các doanh nghiệp đều có cấu trúc phòng ban với chức năng và quyền hạn khác nhau. Khi khối lượng dữ liệu của mỗi phòng ban càng tăng thì việc đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin chia sẻ, phân phối dữ liệu và tránh mất mát, thất lạc giữa các phòng ban là rất quan trọng.

Tuy nhiên, với cách quản lý truyền thống, các dữ liệu chủ yếu được lưu trữ trên máy tính cá nhân của từng nhân viên. Vì vậy, việc thống nhất một tài liệu, một văn bản, một hình ảnh trong trường hợp có thay đổi là rất khó khăn.

Lúc này các doanh nghiệp cần sử dụng một công cụ hỗ trợ hiệu quả hơn. Có thể đảm bảo được các tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp được lưu trữ ở một nơi, mà các phòng ban có thể cập nhật và thống nhất nếu có sự thay đổi nội dung của tài liệu.

Hồ sơ, tài liệu là một phần quan trọng đối với doanh nghiệp.


2. Quản lý tài liệu, hồ sơ một cách thông minh với phần mềm LIFE OFFICE

Phần mềm LIFE OFFICE là một phần mềm tích hợp nhiều chức năng liên quan đến các nghiệp vụ văn phòng. Trong đó, quản lý tài liệu, hồ sơ chính là một trong các chức năng quan trọng của phần mềm.

Chức năng này được sử dụng để quản lý, lưu trữ, bảo toàn và phân phối các tài liệu của doanh nghiệp, tổ chức. Giúp doanh nghiệp quản lý các thông tin nội bộ một cách dễ dàng hơn. Đồng thời đảm bảo các file tài liệu, hồ sơ không bị mất, lưu trữ và bảo mật một cách tuyệt đối.

Từ đó, nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp, khả năng kiểm soát tốt hơn và giảm chi phí. Quản lý tài liệu, hồ sơ trên cùng một hệ thống lưu trữ sẽ đảm bảo cho việc trao đổi, tìm kiếm, chia sẻ thông tin nội bộ. Từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.

Khi quản lý hồ sơ tài liệu bằng phần mềm LIFE OFFICE, người dùng không còn phải lo lắng về tình trạng mất mát hoặc thất lạc hồ sơ. Đảm bảo các công việc, dự án của doanh nghiệp được hoàn thành đúng tiến độ đặt ra.

Sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu một cách hiệu quả.

3. Các chức năng của quản lý tài liệu, hồ sơ của phần mềm LIFE OFFICE

Tra cứu hồ sơ

Người dùng có thể tìm kiếm tài liệu, hồ sơ mình cần một cách nhanh chóng bằng chức năng tìm kiến của phần mềm.

Các file tài liệu và hồ sơ sẽ được lưu trữ trong các thư mục tương ứng để người dùng có thể tìm kiếm một cách dễ dàng. Ví dụ, những tài liệu liên quan đến khách hàng sẽ được lưu trữ vào mục khách hàng. Tương tự các tài liệu về công văn, nhà cung cấp,… cũng được phân chia một cách khoa học.

Tạo mới/sửa/xóa hồ sơ, tài liệu

Người dùng có thể thực hiện các thao tác với tài liệu và hồ sơ như tạo mới, sửa và xóa.

Bên cạnh đó, người dùng có thể tải lên tài liệu, hồ sơ vào kho lưu trữ của cả công ty. Hỗ trợ tải lên bằng cách kéo thả tài liệu.

Phân loại hồ sơ, tài liệu

Kho lưu trữ trên phần mềm sẽ được phân chia thành tài liệu của công ty, tài liệu của tôi và tài liệu được chia sẻ với tôi.

Như vậy, người dùng có thể quản lý tài liệu hồ sơ của cả công ty và cá nhân một cách hiệu quả. Thuận tiện cho quá trình làm việc của mình.

Việc tài liệu và hồ sơ của doanh nghiệp được quản lý trên một hệ thống sẽ giúp các phòng ban có sử dụng chung một tài liệu, hồ sơ có thể tải về một cách dễ dàng. Tiến độ của hồ sơ và tài liệu cũng được cập nhật thường xuyên hơn.

Phân quyền và chia sẻ tài liệu

Người dùng có thể chia sẻ tài liệu này với người dùng khác, hoặc copy link để chia sẽ tài liệu, hồ sơ. Bên cạnh đó, người dùng có thể phần quyền xem hoặc chỉnh sửa hồ sơ với người dùng khác. Điều này giúp người dùng quản lý được những cá nhân và phòng ban có thể xem và sửa tài liệu hồ sơ.

Phần mềm LIFE OFFICE cung cấp nhiều chức năng để quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Hiện nay, với các chức năng mà LIFE OFFICE cung cấp, người dùng có thể quản lý tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp một cách khoa học và dễ dàng. Đảm bảo đầy đủ dữ liệu mà không bị thiếu sót hoặc thiếu sự thống nhất như trước kia. Từ đó nâng cao được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo các công việc dự án hoàn thành đúng tiến độ đặt ra.

Doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm vui lòng liên hệ để được tư vấn chi tiết nhất:
Email: support@lifetek.vn
Phone: (+84-4)|7301 3686/ 37 62 11 94/ 0988 857 861/ 0914 013 388
Skype: support@@lifetek.vn
Add: Tầng 19, sảnh A, Tòa nhà HH2, số 15, đường Tố Hữu, phường Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội.