Test

Cách quản lý công văn đi và đến bằng phần mềm LIFE OFFICE

Tags: , ,

Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, việc quản lý công văn đi và đến luôn khiến nhà quản trị phải đau đầu. Số lượng công văn lớn, việc giải quyết lại chậm trễ, đôi khi còn bỏ sót hoặc bị nhầm lẫn. Khiến cho các công việc dự án không hoàn thành đúng tiến độ đặt ra. Vì vậy, các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng phần mềm LIFE OFFICE để giải quyết vấn đề khó khăn này.

1. Tại sao cần quản lý công văn đi và đến?

Công văn là hình thức văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp.

Trên thực tế, để thuận tiện cho công việc thì các doanh nghiệp cũng sử dụng công văn như một phương thức giao tiếp với các nhân viên hay các phòng ban trong công ty, trong tổ chức hoặc với các doanh nghiệp, tổ chức khác.

Như vậy, công văn đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp. Do đó, chúng cần được quản lý và sắp xếp khoa học.

Tuy nhiên với những doanh nghiệp vừa và lớn, lượng công văn đến và đi quá nhiều, việc quản lý này lại càng trở nên khó khăn hơn.

Công văn là một phương thức giao tiếp trong một tổ chức.

2. Quản lý công văn đi và đến của doanh nghiệp như thế nào?

Khi lượng công văn nhiều hơn, người quản lý phải có được những kỹ năng cần thiết để quản lý chúng tốt hơn. Sau đây là những kỹ năng cơ bản mà người quản lý cần biết:

Công văn đi và đến cần phải được phân loại vào những bộ phận nhất định

Mỗi loại công văn sẽ có những đặc điểm và tính chất khác nhau. Có những công văn khẩn, cần sự thực hiện hoặc hồi đáp kịp thời. Có những loại công văn chỉ mang tính chất thông báo.

Vì vậy không thể để lẫn lộn những loại văn bản này vào với nhau. Nó sẽ gây nhầm lẫn và khó khăn trong quá trình kiểm soát, xử lý công văn.

Lúc này, người quản lý cần phân loại công văn sao cho khoa học để quá trình giải quyết công văn dễ dàng và hiệu quả hơn.

Phân phối, chuyển giao văn bản, công văn kịp thời

Vì tính chất của công văn nên có những loại công văn yêu cầu các bộ phận khác nhau giải quyết. Công văn sẽ được chuyển giao giữa các bộ phận để kịp thời giải quyết đúng thời hạn nhất.

Nếu không được phân phối hiệu quả, rất dễ bị thất lạc công văn. Kéo theo các bộ phận khác không giải quyết những nhiệm và thông báo đã được giao.

Theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đi và đến

Việc theo dõi và đôn đốc giải quyết công văn đi và đến sẽ đảm bảo tiến độ và chất lượng của công việc. Đặc biệt là với những trường hợp số lượng công văn nhiều thì việc này lại càng quan trọng hơn.

Rà soát về nội dung, tính chất, đặc điểm của văn bản đi để đảm bảo tính chính xác

Công văn là một phương thức giao tiếp, vì vậy những thông tin trong văn bản này phải đảm bảo được tính chính xác.

Đặc biệt là những công văn quan trọng, mang tính bảo mật cao. Bộ phận quản lý cần có sự giám sát chặt chẽ về cả nội dung và hình thức. Đây là cách đảm bảo tính chính xác, giảm thiểu những sai sót không đáng có trong quá trình soạn thảo là lưu chuyển công văn.

Có nhiều vấn đề cần quan tâm khi quản lý công văn.

3. Quản lý công văn đi và đến bằng phần mềm LIFE OFFICE

Như đã nhắc đến phía trên, việc sắp xếp và quản lý công văn là rất quan trọng. Tuy nhiên, khi số lượng công văn, giấy tờ quá nhiều, cách quản lý truyền thông còn hiệu quả nữa. Các doanh nghiệp đã áp dụng một phương pháp quản lý hiệu quả hơn. Đó chính là phần mềm LIFE OFFICE.

LIFE OFFICE là phần mềm quản lý đa chức năng, cũng cấp các nghiệp vụ liên quan đến công việc, dự án của công ty.

Trong đó, quản lý công văn đi và đến là một phần quan trọng để các công việc, dự án của doanh nghiệp hoạt động bình thường và đúng tiến độ. Chức năng quản lý công văn của LIFE OFFICE mang đến cho người dùng những tiện ích như sau:

  • Lưu trữ công văn, các loại văn bản một cách khoa học và đảm bảo tính bảo mật cao.
  • Phân quyền người dùng. Các nhân viên mặc dù làm việc trên cùng một hệ thống nhưng vẫn đảm bảo được quyền truy cập vào những dữ liệu cần bảo mật.
  • Phân loại công văn, văn bản để thuận lợi cho việc xử lý và phân phối công văn đi các phòng ban nhất định. Người dùng có thể tìm kiếm công văn một cách dễ dàng thông qua các trường trong công văn.
  • Quản lý công văn trong bảng KABAN, người dùng có thể sắp xếp công văn bằng cách kéo thả chúng. Từ đó có thể dễ dàng theo dõi trạng thái của của công văn tại bảng này.
  • LIFE OFFICE còn có chế độ sàng lọc nhắc nhở, và tự động thực hiện các tác vụ bằng chức năng automation. Hệ thống có thể tạo yêu cầu phê duyệt, tạo thông báo, tạo công việc, gửi mail,… khi công văn đạt đến một trạng thái nào đó.

Người dùng có thể quản lý công văn của mình trên hệ thống bất cứ lúc nào. Vì LIFE OFFICE hỗ trợ người dùng trên nhiều nền tảng khác nhau. Điều này sẽ đảm bảo cho tiến độ của các công, đặc biệt là các công văn khẩn cần độ bảo mật cao.

Quản lý công văn một cách khoa học bằng phần mềm LIFE OFFICE.

Quản lý công văn đi và đến hiệu quả sẽ giúp các hoạt động của doanh nghiệp tiến hành thuận lợi hơn. Các công việc dự án sẽ được hoàn thành đúng tiến độ của nó. Dó đó, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm LIFE OFFICE để quản lý các công văn, văn bản của mình một cách hiệu quả nhất.

Doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm vui lòng liên hệ để được tư vấn chi tiết nhất:
Email: support@lifetek.vn
Phone: (+84-4)|7301 3686/ 37 62 11 94/ 0988 857 861/ 0914 013 388
Skype: support@@lifetek.vn
Add: Tầng 19, sảnh A, Tòa nhà HH2, số 15, đường Tố Hữu, phường Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội.