Tài liệu, hồ sơ là những vấn đề cốt lõi cho hoạt động của các doanh nghiệp. Vì vậy, việc lưu trữ và bảo quản các tài liệu này rất quan trọng. Các doanh nghiệp luôn tìm kiếm những công cụ để tối ưu việc lưu trữ tài liệu, dự án. Vậy bí quyết lưu trữ tài liệu vĩnh viễn và an toàn cho các doanh nghiệp là gì?
1. Những bất cập khi lưu trữ bản cứng
Lưu trữ bản cứng là phương pháp truyền thống mà các doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn để lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Đây là phương pháp đơn giản, rất dễ áp dụng. Hồ sơ, tài liệu sẽ được sắp xếp thành các tệp và lưu trữ trong tủ. Tuy là phương pháp rất dễ áp dụng nhưng nó lại gây ra nhiều bất cập trong quá trình sử dụng như:
- Tốn nhiều chi phí cho việc in ấn và nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
- Mất nhiều thời gian để sắp xếp chúng theo trật tự để dễ dàng quản lý hơn.
- Người quản lý luôn phải giám sát, kiểm tra để cập nhật trạng thái và tránh sai sót.
- Bản cứng khi lưu trữ rất dễ bị hỏng, rách, đặc biệt là chất liệu giấy rất dễ bị mối mọt.
- Chất lượng bản in sẽ bị giảm dần theo thời gian, các thông tin dữ liệu khó có thể đảm bảo được như lúc đầu.
- Tính bảo mật không cao, dễ bị thất lạc hoặc đánh cắp.
- Khi số lượng hồ sơ, tài liệu tăng lên, việc quản lý sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Lưu trữ theo phương pháp truyền thống có nhiều bất cập
2. Các công cụ lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp
Với những bất cập của việc lưu trữ bản cứng, các doanh nghiệp và tổ chức cần có những công cụ lưu trữ hiệu quả hơn.
Hiện nay, có các công cụ hỗ trợ quá trình lưu trữ tài liệu như sau:
Lưu trữ tài liệu bằng máy tính
Đây là một trong những công cụ ổn định cho việc lưu trữ các tệp tin tài liệu. Với ưu điểm dễ dử dụng và sửa chữa, máy tính cũng là những thiết bị rất phổ biến hiện nay.
Việc sắp xếp và quản lý tập tin trên máy tính cũng rất đơn giản. Khi cần thiết người dùng có thể yêu cầu máy tính tìm kiếm tài liệu cho mình. Vì vậy tiết kiệm được thời gian tìm kiếm khi cần xử lý tài liệu.
Việc lưu trữ tài liệu bằng máy tính không yêu cầu phải kết nối với internet. Tuy nhiên, nó lại bị giới hạn bởi dung lượng của ổ cứng của máy tính. Khi dữ liệu quá nhiều, máy tính sẽ bị chậm lại, gây khó khăn cho người sử dụng.
Đặc biệt, nếu máy tính hỏng thì các tệp tin được lưu trữ có khả năng sẽ bị mất vĩnh viễn. Đây chính là nhược điểm lớn nhất của công cụ này.
Lưu trữ tài liệu bằng Website trực tuyến
Với công cụ lưu trữ bằng website trực tuyến, người dùng có thể chủ động hơn về vấn đề đăng tải các tệp dữ liệu. Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản là có thể tải và sử dụng tài liệu mọi lúc mọi nơi. Tài liệu sẽ được lưu trữ trên dữ liệu đám mây, nên người dùng không bị mất tài liệu khi máy tính bị hỏng.
Nhưng người dùng cần kết nối internet để sử dụng công cụ này. Người dùng cần một được truyền ổn định để tải lên hoặc tải xuống tài liệu mà mình cần.
Tuy nhiên, công cụ này sẽ phù hợp hơn với các cá nhân, vì tính bảo mật và dung lượng lưu trữ sẽ bị giới hạn.
Lưu trữ tài liệu bằng Phần mềm
Sử dụng phần mềm để lưu trữ tài liệu là một xu hướng mới, phù hợp với các doanh nghiệp hiện nay.
Phần mềm quản lý sẽ số hóa tất cả các dữ liệu chỉ với các thao tác đơn giản. Chúng sẽ giải quyết được hầu hết các nhược điểm đang tồn tại ở các công cụ khác:
- Các tài liệu, hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp sẽ được hệ thống một các rõ ràng.
- Người dùng có thể nhanh chóng nắm bắt được tình trạng chung của kho tài liệu.
- Không còn tình trạng sắp xếp lộn xộn, khó quản lý, dễ gây nhầm lẫn.
- Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
- Giảm bớt được áp lực cho nhân viên quản lý tài liệu.
- Hạn chế các rủi ro có thể xảy ra khi lưu trữ tài liệu, hồ sơ.
- Không giới hạn dung lượng lưu trữ cho doanh nghiệp.
Như vậy, sử dụng phần mềm để lưu trữ tài liệu là công cụ hỗ trợ hiệu quả và an toàn nhất cho doanh nghiệp hiện nay.
Sử dụng phần mềm lưu trữ là công cụ hỗ trợ hiệu quả nhất
3. Phần mềm LIFETEK OFFICE – lưu trữ tài liệu và quản lý toàn diện cho danh nghiệp
LIFETEK OFFICE có những tính năng ưu việt và linh hoạt. Giúp doanh nghiệp thoát khỏi những vấn đề khi lưu trữ tài liệu.
Những sự cố về mặt sao lưu, sắp xếp theo các bộ phận, nhân viên đều được loại bỏ. Các tài liệu quan trọng sẽ được phân loại và sắp xếp tự động theo yêu cầu của người dùng. Hạn chế tối đa các thao tác cho nhân viên quản lý.
Bên cạnh đó, phần mềm LIFETEK OFFICE cho phép người dùng quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến các công việc, dự án. Tạo nên một hệ thống lưu trữ thông mình cho doanh nghiệp.
Vấn đề bảo mật tài liệu, hồ sơ của phần mềm LIFETEK OFFICE cũng được xem trọng. Tất cả tài liệu của doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trên cùng một hệ thống. Tuy nhiên, người dùng cần được phân quyền để có thể truy cập và sử dụng tài liệu. Vì vậy người quản lý có thể kiểm soát được kho tài liệu của mình.
LIFETEK OFFICE có nhiều tính năng vượt trội.
Như vậy bí quyết lưu trữ tài liệu vĩnh viễn và an toàn cho các doanh nghiệp là phần mềm LIFETEK OFFICE. Mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích vượt trội hơn những công cụ khác. Tạo ra một hệ thống lưu trữ thông minh để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm vui lòng liên hệ để được tư vấn chi tiết nhất:
Email: support@lifetek.vn
Phone: (+84-4)|7301 3686/ 37 62 11 94/ 0988 857 861/ 0914 013 388
Skype: support@@lifetek.vn
Add: Tầng 19, sảnh A, Tòa nhà HH2, số 15, đường Tố Hữu, phường Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội.